La déclaration d’un nouveau collaborateur via Dimona

Quand vous engagez un nouveau collaborateur, vous devez vous mettre en ordre sur le plan administratif. Tous les employeurs de Belgique sont obligés d’informer l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS) de l’engagement d’un nouveau travailleur.

La procédure Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) vous permet de vous acquitter rapidement de cette tâche par voie électronique.

Quand un travailleur quitte votre entreprise, quand vous souhaitez modifier les détails d’une déclaration ou annuler une déclaration, vous réglez cela rapidement et efficacement grâce à la déclaration Dimona.

• Pourquoi faire une déclaration ?
• Quand faire une déclaration ?
• Qui peut faire la déclaration ?
• Comment faire la déclaration via Acerta ?
• Quelles données sont nécessaires pour la déclaration ?
• La déclaration est-elle obligatoire pour tous les nouveaux travailleurs ?
• Que se passe-t-il si aucune déclaration n’est faite ?
• Quelles sont les directives spécifiques pour l’horeca?
• Quelles sont les directives spécifiques pour la construction ?
• Quelles sont les directives spécifiques pour l’agriculture et l’horticulture ?

Pourquoi faire une déclaration ?

Vous faites une déclaration Dimona pour :

• informer les instances de sécurité sociale compétentes des données d’emploi correctes de vos collaborateurs
• éviter tout problème en cas d’inspection sociale
• simplifier votre administration du personnel (grâce à la banque de données du personnel électronique et centralisée Dimona, certaines obligations en matière de documents sociaux sont simplifiées ou supprimées)

Quand faire une déclaration ?

Vous êtes obligé de faire une déclaration Dimona quand :

• un nouveau travailleur commence dans votre entreprise et ce au plus tard le premier jour de travail du collaborateur
• un collaborateur quitte votre entreprise et ce au plus tard le premier jour ouvrable suivant la date de rupture de la relation de travail entre vous et le travailleur
• la relation entre vous et votre collaborateur change pour une autre raison

Acerta vous fait gagner du temps et vous épargne des efforts en faisant cette déclaration pour vous. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur le délai d’introduction de la demande chez Acerta.

Qui peut faire la déclaration ?

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez faire appel à l’expertise d’Acerta pour informer les instances publiques des modifications dans votre fichier du personnel.

Acerta peut faire la déclaration pour tous les travailleurs, à l’exception des travailleurs occasionnels dans l’horeca auxquels s’applique la déclaration Dimona Light. Vous en apprendrez plus à ce sujet ci-après dans les directives Dimona sectorielles.

Vous pouvez également faire la déclaration directement à l’ONSS. Dans ce cas, transmettez également les données du travailleur à Acerta pour un calcul brut/net correct.

Comment faire la déclaration via Acerta ?

Acerta se charge de la déclaration tant pour les clients qui travaillent avec des états de prestations sur papier que pour ceux qui utilisent les systèmes électroniques d’Acerta pour les états de prestations.

État de prestations électronique

• Vous enregistrez l’entrée ou la sortie de service d’un collaborateur via votre système électronique Acerta (e-Twist, Tango, e-Salsa,…)
• La demande est automatiquement envoyée

Attention !

Si vous réengagez votre collaborateur, vous devez réutiliser les données que vous aviez introduites dans le système la première fois. Vous vous contentez d’adapter la date.

Pour les clients qui travaillent avec e-Twist pour l’état de prestations, cela ne s’applique pas si un travailleur est réengagé dans les 30 jours. Dans ce cas, vous demandez une déclaration Dimona par poste ou par fax à votre gestionnaire de dossier Acerta.

État de prestations sur papier

Vous demandez la déclaration par poste ou par fax à votre gestionnaire de dossier, au plus tard deux jours ouvrables avant que votre collaborateur ne fasse ses débuts dans votre entreprise

Délai

Il est important que vous respectiez les délais pour l’enregistrement d’une entrée ou d’une sortie de service afin qu’Acerta puisse se charger à temps de la déclaration Dimona.

Les déclarations Dimona tardives, manquantes ou incomplètes peuvent conduire à des amendes.

Quelles données sont nécessaires pour la déclaration ?

Pour une déclaration Dimona rapide, vous avez besoin des données suivantes :

• votre numéro d’ONSS ou d’entreprise
• le numéro de registre national de votre collaborateur ou le nom, le prénom, le sexe et la date de naissance de votre collaborateur
• le numéro de la commission paritaire dont relève votre secteur
• la qualité de votre collaborateur (formation professionnelle individuelle (FPI), étudiant,…)
• la date d’entrée en service
• la date de sortie de service, si elle est connue (c’est obligatoire pour les étudiants, les FPI, les intérimaires et les travailleurs occasionnels)
• le lieu d’emploi (pour les étudiants)

La déclaration est-elle obligatoire pour tous les nouveaux travailleurs ?

Une déclaration Dimona est en principe obligatoire pour tous les travailleurs que vous prenez en service. Il existe toutefois des exceptions à la règle. Pour autant que certaines conditions soient remplies, la déclaration n’est pas obligatoire pour :

• les bénévoles
• les stagiaires
• les travailleurs avec un contrat ALE
• les employés de maison non résidents
• les travailleurs occasionnels
• les travailleurs du secteur socioculturel
• les travailleurs étrangers temporairement employés en Belgique
• les artistes
• les travailleurs dans votre entreprise qui ont un statut d’indépendant

Pour de plus amples informations sur les conditions aux exceptions, vous pouvez consulter le portail de la Sécurité sociale.

Que se passe-t-il si aucune déclaration n’est faite ?

Si, lors de l’entrée ou de la sortie de service d’un collaborateur, vous négligez d’en faire la déclaration ou si la déclaration introduite est incomplète ou tardive, cela peut avoir des conséquences fâcheuses pour votre entreprise et vos collaborateurs :

• des amendes imposées par l’ONSS ou l’inspection sociale
• des erreurs de contrôle dans les déclarations ONSS
• de l’influence sur les droits des travailleurs, par exemple sur la Déclaration du Risque Social (DRS), ce qui a des implications sur les allocations de chômage, d’assurance maladie et autres

Quelles sont les directives spécifiques pour l’horeca?

Qu’est-ce qui change ?

Les déclarations Dimona Full et Dimona Light ont été spécialement conçues pour l’horeca afin que vous puissiez faire une déclaration rapide et efficace si vous souhaitez employer des travailleurs occasionnels de manière flexible pendant les périodes chargées. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez choisir quelle déclaration vous préférez.

Dimona Full

• Vous faites une déclaration de prestations par jour
• Vous mentionnez l’heure de début et de fin des prestations prévues (Attention ! Si l’heure de fin change par la suite, vous devez faire une déclaration de modification).
• Les cotisations ONSS sont calculées sur le salaire effectif du travailleur occasionnel

Dimona Light

• Vous mentionnez uniquement l’heure de début des prestations
• Vous mentionnez le type de prestations :
  Court (égal ou inférieur à 5 heures ininterrompues)
  Long (supérieur à 5 heures)

• Vous conservez un aperçu des prestations fournies dans un registre de mesure du temps de travail (disponible auprès du Fonds Social et de Garantie)
• Les cotisations ONSS sont des cotisations forfaitaires par jour :

Type	Court - par exemple 5h	Long - par exemple 11h
jour de semaine	€39,37	€78,72
samedi, veille de jour férié	€46,54	€85,89
dimanche, jour férié	€53,71	€93,06

Qui peut faire la déclaration ?

Pour enregistrer les travailleurs occasionnels, vous pouvez faire directement la déclaration Dimona auprès de l’ONSS ou faire appel aux services d’Acerta.

Si vous faites la déclaration vous-même, vous devez également transmettre les données du travailleur à Acerta pour des calculs brut/net corrects.

Attention !

Acerta vous aide pour les déclarations Dimona si vous avez choisi Dimona Full.

Si vous optez pour Dimona Light, vous faites toujours la déclaration directement à l’ONSS.
 

Quelles sont les directives spécifiques pour la construction ?

Qu’est-ce qui change ?

Si vous déclarez un travailleur occasionnel dans le secteur de la construction, vous devez non seulement transmettre les données standard d’identification du travailleur, mais aussi les informations spécifiques suivantes :

• le numéro de la carte de contrôle C.3.2.A du mois de l’entrée en service
• le numéro de la carte de contrôle C.3.2.A du mois qui suit le mois de l’entrée en service

Vous pouvez demander ces numéros au Fonds de Sécurité d’existence de votre entreprise de construction.

Quelles sont les directives spécifiques pour l’agriculture et l’horticulture ?

Si vous employez de la main-d’œuvre temporaire pour faire face aux moments chargés, vous devez tenir compte des directives spécifiques pour la déclaration Dimona des travailleurs saisonniers.

Qu’est-ce qui change ?

• Vous introduisez une demande avant qu’un travailleur saisonnier ne commence à travailler pour vous
• Vous faites une déclaration par jour presté
• Vous mentionnez l’heure de début et l’heure de fin prévue de la prestation

Qui peut faire la déclaration ?

Pour l’enregistrement des travailleurs occasionnels, vous pouvez faire appel aux services d’Acerta.

Vous pouvez également faire vous-même la déclaration à l’ONSS. Si vous optez pour cette solution, vous devez également transmettre les données du travailleur à Acerta pour des calculs brut/net corrects.